Belajar Memahami Prosedur Hotel Berdasarkan ACCSTP Terkait Check In GIT (Group Inclusive Tour) Mudah Dan Terlengkap Serta Terupdate Hanya Disini

Check In GIT (Group Inclusive Tour) 

Beberapa hal khusus yang perlu diketahui tentang Check In Tamu Rombongan ialah sebagai berikut: 

• Pemilihan lokasi Check In bisa di lobby, di restoran atau di function room. 

• Barang tamu rombongan akan dicocokan dengan daftar barang yang ada pada Tour Leader. 

• Untuk barang bawaan tamu rombongan yang datang sebelum tamu check in, akan disimpan di Luggage Store atau di area dekat meja concierge atau bell desk yang diberi pembatas.  

Prosedur Check In GIT Pada Tanggal Kedatangan 

1. Selalu tunjuk group Koordinator dari Front Desk sebelum kedatangan. 

2. Koordinasi terus dengan group koordinator untuk mendapatkan informasi.

3. Periksa apakah kartu registrasi kedatangan telah disiapkan untuk rombongan beserta daftar kamar untuk ditandatangani. 

4. Periksa semua korespondensi yang relevan telah dibaca dan diberi pengarahan selama pengarahan staf. 

5. Tour Leader ditemui dulu untuk di antar ke lobby, diajak duduk dan berbincang. 

6. Semua tamu rombongan dipersilahkan duduk di lobby, lounge atau tempat khusus tidak jauh dari lobby, untuk check in group.

7. Welcome drink sudah disiapkan di tempat kedatangan tamu, maka welcome drink juga sudah dikirim ke meeting room tersebut. 

8. Bell captain dan Bellboy untuk mengurus barang bawaan tamu dan memasang Luggage tag. 

9. Tamu dipersiapkan masuk kamar masing - masing setelah diberitahukan nomor kamar dan mendapatkan kunci kamar masing - masing. Bellboy membawakan luggage mereka, khusus yang memerlukan diantar saat itu. Jika tamu datang ke kamar terlebih dahulu maka barang bawaannya akan dikirimkan. 

10. Jika tamu diantar Bellboy ke kamar melalui lift, maka tamu dipersilahkan masuk lift terlebih dahulu. 

11. Setelah sampai dilantai yang dituju, tamu dipersilahkan keluar lebih dahulu, baru Bellboy menyusul dibelakangnya. 

12. Apabila jumlah tamu lebih dari 4 di dalam lift dan dirasa sesak untuk membawa barang tamu kedalamnya, maka Bellboy mempersilahkan tamu untuk berangkat lebih dulu ke lantai tertentu dan Bellboy akan menyusul dengan menggunakan lift yang lain. 

13. Sebelum memasuki kamar, pintu kamar di ketuk 3 kali. 

14. Bellboy menaruh barang di Luggage Rack, meletakan kunci di panel. 

15. Seorang Bellboy yang baik harus bisa menerangkan terlebih dahulu segala fasilitas yang ada di kamar termasuk beberapa pelayanan yang bisa diberikan untuk tamu selama menginap. 

16. Sebelum pergi, sekali lagi menjelaskan bahwa kunci ada di panel dan satu lagi ada di card holder amplop kunci, diserahkan ke tamu. 

17. Kembali ke Bellboy station, mengisi errand card dan menyerahkannya kepada captain. 

18. Resepsionis mengubah status kamar dari vacant clean ke occupied dan pesan itu harus dikirim ke semua departemen terkait, misalnya Housekeeping, Reservation, Sales Office, dan GM Office. Jika hotel telah menggunakan sistem komputerisasi yang canggih, maka sudah ada informasi yang langsung tersebar ke semua departemen secara otomatis dalam detik yang sama. 

19. Cara lama, mungkin terjadi di beberapa hotel, semua data tamu akan dimasukan rekening yang ditangani oleh Front Office Cashier. 

Apabila ada rombongan yang datang untuk menginap namun rombongan tersebut datang lebih cepat dari waktu check in yang seharusnya, maka hal apa yang harus dilakukan? 

Catatan: 

1. Yang dikategorikan group/GIT adalah rombongan kamar dengan jumlah tertentu, sesuai kebijakan hotel. Bisa mulai dari B ke atas. Group di bawah 10 kita sebut dengan party atau small group. 

2. Group ini akan dibantu dan ditangani oleh satu Sales Person yang akan membantu mengakomodir keinginan tamu yang disesuaikan juga dengan kebijakan hotel sehingga pelayanan ini sesuai dengan yang diharapkan. 

3. Sales Person akan incharge dan berkoordinasi dengan Front Office Departemen, saat welcoming guest, durung stay dan farevvel. 

Solusinya sambil menunggu kesiapan kamar. 

1. Secara internal Resepsionis dan Sales incharge berkoordinasi dengan departemen terkait untuk: 

• Alokasi dropped off area

• Area menunggu hingga tamu tiba 

• Persiapan welcoming drink 

• Persiapan luggage store 

• Saff yang ditugaskan standby

2. Secara eksternal berkoordinasi dengan PIC/Group leader untuk: 

• Droped off area sehingga mudah pengarahan 

• Koordinasi kamar bila sudah siap untuk pembagiannya, karena kunci akan diserahkan kepada group leader 

Apa yang harus resepsionis lakukan saat tamu dari salah satu rombongan ingin bertukar kamar ataupun floor? 

1. Bila ada group leader, hubungi group leader untuk mengatur dan segera ubahlah ke dalam sistem. 

2. Bila tidak terdapat group leader, masing - masing tamu dapat menuju resepsionis untuk melakukan pertukaran kamar, dikarenakan kunci diserahkan per-individu.