Belajar Memahami Prosedur Penanganan Check In Hotel Tamu VIP Berdasarkan ACCSTP

Prosedur Penanganan Check In Hotel Tamu VIP 

1. Ruang VIP harus siap minimal 2 jam sebelum kedatangan tamu, kapan pun waktu kedatangan dikomunikasikan. Jika waktu kedatangan tidak diketahui, ruangan harus siap pukul 12:00 WIB. 

2. Siapkan kartu ucapan selamat datang dari General Manager satu hari sebelum tanggal kedatangan tamu VIP dengan nama lengkap ditulis dengan benar. 

3. Pastikan semua fasilitas yang diperlukan tersedia dan ditempatkan dengan benar di kamar. 

4. Periksa informasi berikut pada kartu pendaftaran tamu: 

    • Nama lengkap

    • Nomor kamar 

    • Tanggal check in & check out 

5. Periksa kembali kelengkapan pesanan untuk memastikan bahwa permintaan khusus telah dilakukan. 

6. Setelah waktu kedatangan tepat di hotel telah dikonfirmasi, Front Office Manager harus berada di area loby 10 sampai 15 menit sebelum kedatangan tamu, siap dengan kartu ucapan selamat datang. Informasikan kepada General Manager tentang kedatangan tamu VIP. 

7. Menyambut tamu dengan kalimat yang baik, "selamat pagi, siang, sore/malam, ibu, bapak, tuan, selamat datang di hotel kami. 

8. Cobalah untuk mendapatkan kesan pertama dari suasana hati tamu agar bisa mengantisipasi kebutuhan/harapan/keinginannya. 

9. Perkenalkan diri Anda, "Saya adalah XXX, Guest Relation Officer". Setelah berbincang sampaikan kepada tamu kebijakan mengenai jaminan pembayaran (mengacu pada "s & p" pendaftaran tamu). 

10. Lanjutkan ke kamar untuk pendaftaran nya dengan mengatakan "Boleh saya mengantarkan ke kamar Anda untuk pendaftarannya". 

11. Buatlah beberapa percakapan ringan dalam perjalanan menuju kamar dan saat sudah sampai, jelaskan mengenai sistem perpindahan dan fasilitas ruangan. 

12. Mintalah paspor tamu atau dokumen identifikasi resmi/asli dan lengkapi kartu pendaftaran mereka. 

13. Minta tamu untuk melengkapi alamat, pekerjaan, dan cara pembayarannya, jika melalui rekening sendiri dan mendatangani kartu pendaftaran tamu. 

14. Dalam hal penyelesaian akun sendiri, informasikan atau konfirmasikan tarif kamar. 

15. Konfirmasikan waktu keberangkatan dan tawarkan bantuan untuk mengkonfirmasikan ulang tiket penerbangan jika ada, periksa apakah ada pengaturan transportasi yang diperlukan. 

16. Sebelum meninggalkan kamar tamu, berikan dia kartu nama Anda dan tawarkan bantuan kapan pun diperlukan.

17. Semoga tamu menginap dengan nyaman dan yakinlah bahwa barang bawaannya sedang diantarkan atau belum sampai ke kamar tamu. 

18. Setelah meninggalkan tamu, segera beritahu Bellboy untuk mengirim barang tamu yang bersangkutan ke kamar. 

19. Begitu Anda telah melakukan proses pendaftaran ke Guest Service Agent, periksa ke sistem komputer yang telah dicatat semua data yang diperlukan. Front Office Manager harus memastikan operator telepon membuka saluran telepon untuk tamu VIP. 

20. Lakukan telepon untuk pelayanan kehormatan kepada tamu setelah 10 menit untuk memastikan semuanya beres.